Nouvelle norme de certification pour les Ifsi - Objectif Soins & Management n° 241 du 01/12/2015 | Espace Infirmier
 

Objectif Soins n° 241 du 01/12/2015

 

Recherche-Formation

Pauline Blanchemanche  

En 2012, l’Institut de formation en soins infirmiers (Ifsi) de l’hôpital Foch s’inscrit dans une démarche d’amélioration de la qualité. Pendant trois ans, de l’auto-évaluation en passant par la création d’un référentiel validé en Cofrac (Comité français d’accréditation), l’Ifsi s’est engagé autour d’un projet collectif qui a pu déboucher sur une nouvelle norme de certification Qualicert.

L’Ifsi de l’hôpital Foch se situe dans le département des Hauts-de-Seine, à Suresnes. Il est rattaché en tant qu’unité fonctionnelle à l’hôpital Foch, établissement Espic (Établissement de santé privé à but non lucratif) basé sur une convention Fehap (Fédération des établissements hospitaliers et d’aide à la personne privés non lucratifs). Cet Ifsi accueille 180 étudiants en soins infirmiers, avec une directrice, huit cadres de santé formateurs (7,8 équivalents temps plein) chargés de formation, un cadre administratif et trois secrétaires.

En lien avec l’agrément de l’Ifsi renouvelé en 2011, l’Ifsi a souhaité s’intégrer dans une démarche qualité plus forte, afin de viser plusieurs objectifs :

• garantir la qualité d’enseignement de notre institut de formation ;

• rendre attractif notre établissement ;

• fidéliser nos partenaires de terrain en affichant nos engagements de formation ;

• améliorer la performance et la visibilité de notre stratégie de formation ;

• harmoniser nos pratiques ;

• fédérer notre équipe autour d’un projet commun ;

• valoriser notre savoir-faire en communiquant sur notre professionnalisme ;

• renforcer notre image et celle de la profession ;

• répondre à une exigence de la part de nos tutelles ;

• améliorer la traçabilité des différents supports.

GÉNÈSE

Cette démarche s’étalonna sur plusieurs étapes. En premier lieu, il a fallu harmoniser nos outils de travail, ainsi que nos classements numériques afin d’uniformiser les archivages dans un objectif d’homogénéisation des supports divers sur l’arborescence de l’Intranet de l’Ifsi. Ce travail a permis un meilleur partage des informations administratives, pédagogiques et financières afin de développer une culture partagée. La deuxième étape a été de formaliser l’ensemble des process et des modes opératoires au sein de l’Ifsi. Beaucoup de savoir-faire n’étaient pas écrits, basés sur l’expérience de certains formateurs et secrétaires détenteurs de la mémoire collective.

A donc été listé, lors des réunions administratives et pédagogiques, l’ensemble des procédures qui devaient être rédigées sur l’année à venir. Cette rédaction se fit en fonction des compétences et expertises de chacun basé sur le volontariat. Chaque procédure écrite était ensuite validée en réunion pédagogique. En 2012, la direction, voulant mettre l’accent sur l’amélioration de la démarche qualité, a nommé une cadre de santé formatrice référente qualité. Suite à cela, un état des lieux était nécessaire afin de faire le point sur l’avancée du projet. La difficulté a été de trouver une grille de lecture afin de s’auto-évaluer. Après études de plusieurs référentiels, le choix s’est porté sur le référentiel de l’École des hautes études en santé publique (EHESP) afin d’avoir un guide déjà testé. Ce référentiel en accès libre permettait une utilisation gracieuse.

NAISSANCE DU COMITÉ DE PILOTAGE

Suite au choix du référentiel, un comité de pilotage dirigé par la référente qualité a vu le jour au cours de l’année 2013. Ce comité était composé de trois cadres de santé formatrices, un cadre administratif, une secrétaire. De plus, en fonction des thèmes abordés lors des réunions de concertation, certaines fonctions étaient invitées : étudiants, responsables de communication, comptabilité, direction… Au cours de l’avancement de ce comité de pilotage a été mis en exergue un certain nombre de points forts, de dysfonctionnements. Ils ont été abordés au fur et à mesure lors des réunions pédagogiques et administratives. L’idée était bien en lien avec l’auto-évaluation de réajuster au fur et à mesure les points discordants, et de mettre en avant, aux yeux des parties prenantes de la formation, notre envie de se remettre en question.

ÉTAPE ÉVALUATION DE LA SATISFACTION

La fin d’année 2013 s’est vraiment axée sur la mise en place de la mesure de satisfaction pour quatre niveaux : auprès des étudiants, des intervenants, des nouveaux employeurs et des jeunes diplômés.

Auprès des étudiants

La mesure a été établie autour des items suivants :

• l’environnement dans lequel s’inscrit leur formation (qualité locaux, organisation de l’institut…) ;

• la qualité de l’enseignement prodigué ;

• la qualité de l’accompagnement de l’institut dans la création et/ou dans la formalisation de son projet professionnel ;

• la qualité de l’accompagnement de l’institut dans l’acquisition de ses compétences ;

• la clarté des objectifs présentés ;

• la pertinence du contenu de formation au regard des objectifs annoncés ;

• l’adéquation entre le contenu des évaluations et celui de l’UE ;

• l’adaptation des méthodes de formation au regard des apprentissages visés ;

• l’adéquation de la mise à disposition des ressources en vue d’atteindre les objectifs de la formation ;

• l’encadrement clinique au cours de leurs stages.

Auprès des intervenants

La satisfaction a été mesurée avec les items qui suivent :

• la qualité de leur accueil dans l’institut ;

• le temps accordé pour leur intervention ;

• la préparation de leur intervention, du rapport avec le formateur référent de l’UE.

Auprès des nouveaux employeurs

Les items retenus pour mesurer la satisfaction :

• le niveau de compétences acquis, qui répond ou non à leur besoin ;

• la possibilité d’évolution professionnelle et/ou de mobilité acquise ou en voie de l’être.

Auprès des jeunes diplômés

La mesure s’est simplifiée ici. Elle a porté sur l’adéquation entre leur cursus de formation et leur prise de poste.

Synthèse

Ce qui était important pour nous, dans le cas où un ou plusieurs des critères n’atteignai (en)t pas un taux de 80 % de satisfaction, c’était de rechercher et d’effectuer une mise en œuvre d’action corrective. L’efficacité de l’action corrective étant vérifiée à l’occasion des résultats de l’enquête de satisfaction suivante sur l’année 2014. Afin d’améliorer le partenariat (stages, université, intervenants), l’ensemble des résultats de chaque enquête était diffusé à toutes les parties participantes et concernées. Les résultats des enquêtes de satisfaction étudiants sont également envoyés aux partenaires représentatifs en nombre de places de stages.

CERTIFICATION, ÉCRITURE DU RÉFÉRENTIEL

Une fois cet objectif mis en place, nous ne souhaitions pas en rester là. La référente qualité appuyée par la direction souhaitait mettre en avant le travail de l’équipe pédagogique et administrative, afin de faire valoir le travail de traçabilité, d’amélioration continue de la qualité. Un appel d’offres fut lancé auprès d’organismes accréditeurs afin de leur expliquer le projet. Une des premières difficultés rencontrées était la reconnaissance d’une auto-évaluation qui n’était pas forcément légitime car elle n’était pas basée sur un référentiel accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation), ni sur aucun autre référentiel accrédité en France type “ISO”.

L’idée fut donc d’écrire un référentiel qui pourrait s’adapter à tous les Ifsi en France et conjointement qui serait spécifique à notre formation.

L’écriture du référentiel se fit d’avril à octobre 2014, en conservant le comité de pilotage initial. L’écriture devait respecter une nomenclature spécifique, avec des caractéristiques bien définies qui ne porteraient pas à interprétation, accompagnées de sources de preuves précises. Une fois le travail abouti, il nous a semblé intéressant d’avoir l’avis des tutelles (ARS) et du Cefiec afin d’évaluer l’écriture de notre propre référentiel. Quelques réajustements ont dû être nécessaires suite aux différentes recommandations de ces derniers. Le référentiel a pu être présenté en comité de lecture définitive en janvier 2015, avant envoi au Cofrac et validation définitive.

CERTIFICATION, VISITE DES EXPERTS

Le dernier projet, sur ce début d’année 2015, fut de nous préparer à l’évaluation extérieure. Plusieurs réunions d’équipes ont été nécessaires afin de bien “verrouiller” les preuves de l’ensemble des caractéristiques (345). La visite des experts eut lieu sur une durée d’une journée et demie. L’ensemble des caractéristiques a été vérifié avec une argumentation pour chacune d’elles. Ce contrôle comportait :

• des entretiens avec des membres du personnel, contribuant au respect des exigences du référentiel ;

• des vérifications visuelles d’éléments matériels ;

• l’observation de l’activité le jour de l’audit ;

• la consultation des documents et enregistrements (documents papiers ou informatiques).

Le plan d’audit concernait l’ensemble du personnel afin de vérifier l’implication de celui-ci. L’investissement de l’équipe pédagogique et administrative fut la clé dans la réussite de ce projet, car nous avons obtenu la certification sans aucune recommandation.

L’APRÈS…

Afin de maintenir un niveau de qualité satisfaisant, une surveillance sera effectuée chaque année de deux manières : un audit interne réalisé par la réferente qualité en respectant les mêmes conditions que la visite des experts, et un audit extérieur annuel afin de veiller au non-écart des caractéristiques.

La méthodologie mise en œuvre pour les contrôles de surveillance reprend les mêmes principes que celle de l’audit initial. Nous mesurons l’investissement d’un tel projet qui a pris naissance en 2012, et nous mesurons l’implication des parties prenantes dans ce projet qui a permis de faire vivre les valeurs que nous défendons dans notre projet pédagogique : accueil, rigueur, équipe, honnêteté, et l’auto-évaluation professionnelle.

BIBLIOGRAPHIE

• Bocquet A. et al. “La qualité, l’affaire de tous”. Revue Objectifs Soins et Management, n° 234, mars 2015, pp. 34-36. • Mailly M. et Morisot C. “La démarche qualité dans les écoles et les instituts du CHU de Dijon”. Revue Soins cadres, vol. 18, n° 72, novembre 2009, pp. 60-61.

Fonction cadre formateur référent qualité

La fonction de référent qualité est une fonction spécifique à la fonction cadre de santé formateur. Cette fonction est sous la délégation de la direction de l’Ifsi. Les missions spécifiques à la fonction référent qualité se situent à plusieurs niveaux.

→ ORGANISE LA GESTION

• Met en place une stratégie de développement d’une culture d’amélioration continue de la qualité. - Organise un audit interne une fois par an en vue de la visite de certification.

• Pilote un comité de pilotage qualité constitué de cadres de santé formateurs, secrétaires, cadre administratif et étudiants.

• Organise le développement et la mise en œuvre de la politique qualité et gestion des risques au sein de l’Ifsi.

• Organise la mise en place d’une assurance qualité dans les différents domaines de l’Ifsi.

• Assure et met en œuvre les actions du manuel de certification Qualicert.

• Suit les échéances établies et validées en réunion (ex : réécriture d’une procédure).

→ RÉALISE DES OUTILS DE RECUEIL ET DE SYNTHÈSE

• Enquêtes (intervenants, étudiants, stages, unités d’enseignements, bilan).

• Statistiques.

• Indicateurs.

• Audit interne.

• Plan d’amélioration qualité. - Déclarations d’événements indésirables.

• Mise en œuvre des évaluations desdits outils.

→ VEILLE DOCUMENTAIRE

• Gère le système documentaire.

• Garant de la traçabilité et homogénéisation des différents supports pédagogiques et administratifs.

• Garant de l’organisation numérique sur le réseau partagé.

→ SENSIBILISE ET ACCOMPAGNE

• Sensibilise l’équipe pédagogique et administrative à la démarche qualité/risques.

• Accompagne l’équipe pédagogique et adminisitrative à la démarche qualité/risques.

→ ASSURE UNE FONCTION PRÉVENTIVE, CORRECTIVE ET DE SENSIBILISATION

• Dans le domaine de la gestion des risques (ex : événements indésirables, plan d’actions d’amélioration…) du fonctionnement de l’Ifsi.

• Et de l’ingénierie pédagogique.

→ COMMUNICATION

• Répond à toutes demandes spécifiques des collaborateurs de l’Ifsi en apportant une méthodologie.

• Conseille d’autres Ifsi dans la mise en place de la démarche qualité.

• Informe et communique aux différents acteurs (intervenants, directeurs de soins, étudiants…), les résultats des enquêtes et audits menés.

• Travaille en collaboration avec les autres membres de l’Ifsi sur l’écriture de nouvelles procédures, modes opératoires…

• En collaboration avec la société SGS (organisme accréditeur), écrit et réévalue le référentiel validé par le Cofrac : référentiel métier de la formation initiale en soins infirmiers tous les deux ans en lien avec l’évolution réglementaire de la formation infirmière.