Le référent en formation professionnelle tout au long de la vie

Le texte du 21 août 2008(1,2,3) est venu poser de nouvelles bases dans la formation continue des agents de la fonction publique hospitalière. Pour faciliter la mise en place de cette réforme sur la formation professionnelle tout au long de la vie (FPTLV), les établissements de soins mettent en place progressivement des référents FPTLV afin de répondre aux besoins spécifiques d’information des professionnels de santé et apporter un relais au cadre de proximité, au responsable de formation et au directeur des ressources humaines.

Après avoir fait un tour d’horizon du contexte dans lequel cette réforme s’inscrit et des nouveaux dispositifs qu’elle permet, nous envisagerons le rôle spécifique du référent FPTLV au sein des établissements de santé.

LE CONTEXTE

Les établissements de santé ont à faire face à des changements constants pour s’ajuster aux besoins des patients dans un contexte démographique d’allongement de la vie et une demande croissante des soins, des changements dans les organisations, des réformes dans les financements. La transition démographique des professionnels de santé et les pénuries médicale, infirmière et paramédicale au sens large créent une réorganisation de type crise qui, selon les régions, est plus ou moins forte en France. La souffrance au travail et le burn out sont des problèmes récurrents au sein des services de soins mais également dans les services de personnes âgées. À la pénurie, il faut considérer le nomadisme des jeunes professionnels et les difficultés des établissements à fidéliser le personnel infirmier et médical en restant attractif(4). L’évolution des métiers et des formations initiales avec l’approche par compétences est mise en place tout comme pour la validation des acquis.

Un autre phénomène à prendre en compte est celui de l’allongement des carrières qui va venir poser la question des passerelles entre les métiers avec la validation des acquis de l’expérience (VAE). Face à ce contexte, la formation des agents de la fonction publique se devait d’évoluer afin de mieux répondre aux besoins des agents qui ont à faire face à une légitime exigence de qualité et de sécurité des soins des usagers(5). La réforme de la formation professionnelle, initiée par le protocole d’accord du 19 octobre 2006 par le ministre de la Santé et cinq organisations syndicales, s’est très largement inspirée de la loi de mai 2004 du secteur privé.

Une palette d’innovations en termes de dispositifs, d’outils de gestion de la carrière, de financement et d’organisation sur le temps ou en dehors du temps de travail apporte une réelle modernisation de l’offre de formation aux agents de la fonction publique (cf. encadrés de la page suivante).

LE PROFIL DU RÉFÉRENT FPTLV

La nomination d’un ou plusieurs référents dans un établissement appartient à la décision de la direction, de la politique DRH et de la Gestion prévisionnelle des métiers et des compétences (GPMC).

C’est une personne ressource qui a les informations juridiques et pratiques et assure une veille documentaire et réglementaire. Il est formé sur le sujet de la réforme FPTLV, il a une connaissance du guide ou répertoire des métiers, des statuts et des textes qui régissent la formation continue. Il maîtrise la conduite d’entretien et il a une sensibilité pour la formation professionnelle. Il sait analyser et transmettre une information en s’adaptant aux besoins spécifiques de son auditoire : en individuel, en groupe et selon son public.

Le référent FPTLV émane de la commission de formation dont il devient membre de droit.

Il a une démarche d’accompagnement (informations, conseils).

Le référent FPTLV est une personne volontaire, qui a suivi une formation sur la formation tout au long de la vie et qui maîtrise la conduite d’entretien. Il a la connaissance du guide des métiers et des statuts. Il actualise régulièrement ses connaissances professionnelles.

Il est préconisé que le référent FPTLV n’ait pas de rapport hiérarchique avec l’agent mais collabore avec le responsable formation tout en étant en prise avec le terrain.

Cette personne est un interlocuteur repéré avec parfois un temps et un lieu pour le rencontrer.

QUI PEUT-ÊTRE RÉFÉRENT ?

Cela va dépendre de la politique de GPMC de l’établissement et il n’y a pas de règle générale à ce sujet. Certains établissements de grande taille, tout comme ceux de petite taille d’ailleurs, pourront attribuer le rôle de référent FPTLV aux responsables de formation, alors que les établissements de taille moyenne vont répartir cette fonction de référent sur les pôles ou par catégorie paramédicale et médico-technique, technique et administrative. Certains auront une orientation davantage centrée sur les cadres de santé et les cadres supérieurs de pôle compte tenu de leur rôle majeur dans la mise en pratique de la réforme de la formation professionnelle tout au long de la vie.

Ce qui importe dans la stratégie de mise en place, c’est de prendre en compte l’importance capitale de la relation agent/référent pour permettre une individualisation et une continuité dans la démarche de formation des personnels de santé de la fonction publique hospitalière.

QUEL EST SON RÔLE SPÉCIFIQUE ?

Le référent FPTLV n’a pas de pouvoir de décision ni de responsabilité hiérarchique, il est une personne ressource formée aux nouveaux dispositifs de formation et sait les articuler et les mixer. Il est responsable de la qualité de la relation qu’il va mettre en place pour permettre la confiance et s’engage à la confidentialité ou à la discrétion des projets envisagés par l’agent ainsi que sur tout propos qu’il peut tenir et qui peuvent avoir un lien avec la vie institutionnelle.

À ce sujet, il paraît souhaitable que le référent FPTLV n’ait pas de lien hiérarchique avec les agents qui le consultent mais qu’il opère transversalement. La fonction de référent FPTLV est donc a-hiérarchique et se trouve complémentaire du rôle du n+1 qui assure l’entretien de formation.

Il a un rôle d’interface entre les agents, le responsable de formation, les cadres de santé (de proximité et supérieur) et le directeur des ressources humaines pour accompagner l’agent dans son projet professionnel en cohérence avec les objectifs de l’établissement.

Principalement, le référent FPTLV va accompagner les agents dans la mise en œuvre de leur projet professionnel, dans la construction ainsi que dans l’accompagnement de leur parcours de formation.

Le référent FPTLV a un rôle centralisé qui se trouve à la croisée des chemins et de tous les acteurs de la formation et des projets individuels et collectifs. Le référent FPTLV met en place une démarche d’accompagnement centrée sur le processus. Même si son rôle peut varier selon le projet et la taille de l’établissement, la politique de ressources humaines et la GPMC, le référent FPTLV pourra avoir plusieurs fonctions comme suit.

AUPRÈS DES AGENTS

Une fonction de conseil et d’orientation

Le référent FPTLV a une démarche de conseil pour favoriser chez l’agent la clarification et la construction de son projet professionnel et il n’a pas d’avis à donner pour valider ou non le projet de l’agent.

Un agent peut, après avoir eu un entretien de formation avec son n+1, être motivé pour développer des compétences nouvelles, envisager une promotion professionnelle, se reconvertir professionnellement, faire le bilan de ses compétences. Un agent face aux multiples possibilités que propose ce nouveau texte peut se sentir démuni pour faire ses choix, construire et affiner son projet professionnel, ajuster et coordonner les différents dispositifs.

Le cadre de santé peut, tout comme le responsable de formation, aider l’agent à s’orienter, mais le référent FPTLV peut être un relais précieux pour accompagner un agent dans la mise en œuvre de son projet professionnel, coordonner les différents dispositifs de formation Dif (cf. encadré 1) mais aussi les outils de gestion de carrière comme le passeport de formation, le bilan de compétence, l’entretien de formation. Le référent FPTLV peut assurer du conseil autour du choix et aider l’agent non seulement à trouver la formation adaptée à ses besoins et articuler les financements sur temps de travail et/ou hors temps de travail. Pour la mise en œuvre, le référent va aider l’agent à s’orienter en prenant en compte les besoins individuels de l’agent en lien avec son projet professionnel et avec le projet de service et de l’établissement. Il peut être amené à déterminer les étapes et prévoir son parcours de professionnalisation et l’orienter au besoin vers des personnes ressources, proposer des démarches de recherche d’information.

Le référent FPTLV se situe à l’interface de la logique individuelle de l’agent et de la logique collective de l’établissement. Il est conseil pour déterminer les étapes du parcours de professionnalisation en collaboration avec le cadre de proximité.

Une fonction d’écoute et d’échange

Le référent FPTLV est disponible pour entendre et répondre aux demandes des agents avec lesquels il a un dialogue privilégié. L’agent qui vient rencontrer cette personne ressource peut lui faire part de ses questionnements, de ses pistes de réflexions sur ses besoins de formation et sur ses orientations possibles. Si le référent FPTLV a une relation de confiance et une certaine affiliation avec l’agent, celui-ci peut être amené à lui faire part de ses difficultés professionnelles. Ensemble, ils peuvent rechercher et ajuster le parcours de professionnalisation, la formation et l’adapter aux besoins de l’agent.

Le référent est aussi un médiateur et un repère.

Une fonction d’information

Il informe des dispositifs et apporte des éclaircissements par rapport au décret du 21 août 2008 et aux circulaires du 22 juin 2009 et 11 février 2010. Il diffuse les informations par voie de plaquettes, de réunions ou par l’organisation de journées portes ouvertes afin que l’ensemble des agents de l’établissement soit informé sur la réforme de la formation continue.

AUPRÈS DES CADRES

Les cadres de proximité sont au cœur de cette réforme avec l’entretien de formation qui en est le point nodal. Néanmoins, face aux nombreuses opportunités qui s’offrent avec cette réforme, les cadres de proximité peuvent avoir besoin du soutien technique et d’accompagnement du référent FPTLV pour guider un agent dans son projet professionnel. Le référent peut aider le cadre de proximité à repérer et articuler les différents dispositifs pour que les cadres puissent renseigner, conseiller et guider les agents demandeurs.

AUPRÈS DU SERVICE FORMATION ET DRH

Le référent FPTLV va contribuer à la dynamique de la mise en place du plan de formation en fonction des projets de service, des projets individuels et des évolutions professionnelles, ainsi qu’au suivi des projets de formation au sein de l’institution. Il informe des difficultés rencontrées dans la mise en place de la réforme et cherche avec le service de formation des propositions de changements et d’amélioration.

Il participe à la rédaction de procédures avec des fiches techniques de chaque dispositif et élabore des outils de communication en collaboration avec le service de formation pour faciliter l’information.

Quel est sa place dans l’organigramme ?

Il est le relais entre le service formation et l’agent, il a donc un lien fonctionnel. Il n’a pas de pouvoir de décision.

La fonction de référent FPTLV est a-hiérarchique mais opère transversalement sans pouvoir de décision.

Le référent FPTLV, en prise directe avec le terrain, est en lien fonctionnel avec le responsable de formation, les cadres de santé, la DRH et la commission de formation à laquelle il peut être invité.

Le référent FPTLV peut avoir une place différente selon les établissements (cf. schéma ci-contre) : il peut être l’interlocuteur direct de l’agent et le premier filtre pour l’aider à éclaircir ses besoins et sa demande, il peut l’aider à s’orienter. L’intérêt réside dans le lien direct avec une personne qui peut se spécialiser dans l’approche de la formation tout au long de la vie. L’agent peut se sentir plus à l’aise pour rechercher et ajuster les différents dispositifs et composer avec les intérêts individuels et collectifs. À l’inverse, le référent FPTLV peut ne pas avoir de rapport avec l’agent et être le lien entre le cadre de proximité et le service de formation continue. Il a une mission de communication et d’informations envers les cadres et les agents lors de réunions de groupe. Il n’est pas l’interlocuteur direct de l’agent mais il peut être un support technique pour les cadres de proximité et le responsable de formation.

Il paraît capital que la demande de consulter un référent FPTLV puisse être initiée par l’agent, même si le cadre de proximité peut inciter cette démarche au niveau de l’information.

Un ou plusieurs référents par établissement ?

Quant à savoir si un établissement doit avoir un ou plusieurs référents FPTLV, cette décision appartient à la DRH qui en fera un outil de GPMC. Un référent FPTLV peut être nommé pour l’ensemble d’un établissement. L’intérêt réside dans le fait qu’il a une vue d’ensemble mais cela nécessite qu’il puisse avoir des connaissances pour les agents de toutes catégories aussi bien administratives, paramédicales que techniques.

La décision dépend également de la taille de l’établissement. Un petit établissement aura besoin d’un seul référent FPTLV alors qu’un plus grand peut en envisager plusieurs. On peut prévoir un référent FPTLV par pôle ou un par catégorie de métier, à savoir un référent pour le personnel paramédical et médico-technique, un référent pour le personnel technique, un référent pour le personnel administratif.

POUR CONCLURE : LES POINTS DE VIGILANCE

Une collaboration avec le responsable de la formation continue et les cadres de santé est indispensable pour que le référent FPTLV fonctionne avec le souci d’une cohérence des informations transmises et éviter les cloisonnements.

Le référent FPTLV devra rester vigilant à la discrétion de certaines informations, à maintenir une rigueur par rapport au texte tout en ayant une veille réglementaire et ouverture sur tous les sujets de la formation. ,